Кадровый учёт и своевременное начисление заработной платы — основа законного функционирования бизнеса. Для работодателя это не просто формальности, а инструмент соблюдения прав работников, минимизации рисков и избегания штрафных санкций. Ниже рассмотрим ключевые обязанности и законодательные требования.
1. Ведение кадровой документации
До выхода работника на работу работодатель обязан оформить ряд документов:
-
приказ о приёме на работу в соответствии со ст.?24 КЗоТ с указанием условий найма, режима труда, заработной платы;
-
личная карточка (форма ОК-1 или аналогичная) — согласно постановлению КМУ №?88;
-
трудовая книжка или её электронный аналог в соответствии с Законом «Об электронных трудовых книжках».
Эти документы являются основой кадрового учёта, обязательного по ст.?43 КЗоТ и другим нормативным актам.
2. Учёт рабочего времени
Без ежедневного учёта рабочего времени невозможно соблюдение законодательства об оплате труда. Основные требования:
-
оформление табеля учёта рабочего времени;
-
учёт сверхурочных (оплата — не менее 1,5 ставки);
-
правильная фиксация ночных, праздничных и выходных смен;
-
оформление гибкого графика или неполного рабочего дня.
3. Начисление и выплата заработной платы
Зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц с интервалом не более 16 дней (ст.?115 КЗоТ). При начислении учитываются:
-
оклад, надбавки, премии;
-
отпускные, больничные, компенсационные выплаты;
-
оплата за ночную и сверхурочную работу.
Условия оплаты труда фиксируются в коллективном договоре или контракте, доводятся до работника официально, а сроки выплат строго обязательны.
4. Удержание налогов и взносов
Работодатель выступает налоговым агентом и обязан удерживать с доходов работника:
-
НДФЛ — 18?%;
-
военный сбор — 1,5?% или 5?%, в зависимости от даты начисления и типа дохода (с 1 января 2025 года к зарплатам большинства работников применяется ставка 5?%);
-
ЕСВ — 22?%, уплачивается работодателем отдельно.
Несоблюдение этих обязанностей приводит к штрафам и налоговой ответственности.
5. Отчётность и хранение документов
Кадровые документы, расчётные ведомости, табели, приказы о отпусках и др. должны храниться:
-
от 3 до 75 лет — в зависимости от типа документа;
-
в бумажной или электронной форме;
-
с обязательной отчётностью в ГНС, Пенсионный фонд, фонды соцстраха и Госстат.
Вывод
Правильный кадровый учёт и своевременная выплата зарплаты — не просто юридическая обязанность, а индикатор зрелости и надёжности компании. В условиях 2025 года с новыми фискальными требованиями, включая обновлённый военный сбор, особенно важно соблюдать все нормы законодательства.
